Kısa bir aradan sonra kaldığımız yerden devam edelim. Bir önceki yazımızda proje yönetiminin tanımından, başarı ve başarısızlığından, kısıtlarından bahsetmiştik. Şimdi proje fazları ve metodoloji’den kısaca bahsedelim.
Aklıma hemen bir soru geliyor tabiki : Proje neden fazlara bölünür ?
- Projeler doğası gereği başlanğıçta risk ve belirsizlik içerir.
- Projelerin daha küçük parçalara bölünerek kolay yönetilmesi sağlanır.
- Delegasyonda kolaylık sağlar.
- Kontrolü kolaylaştır.
- Organizasyonun yürüyen genel süreçleriyle entegrasyonu kolaylaştırır.
Böylece kontrol edilebilir ve yönetilebilir parçalara bölünmesi sağlanır. Her bir faz sonunda kontrol noktası vardır. Bu kontrol noktalarına Teslimat adı verilir. O fazda istenilenler gerçekleşti mi diye soru sorulur. Bir problem var ise o faz için yapılması gerekenler tekrar gerçekleştirilir. Hatalar var ise, sonraki fazların etkilenmesi engellenir. İstenilenler tamamlandıysa, onay alınarak bir sonraki faz’a geçiş yapılır.
Proje fazlarının öneminden bahsettikten sonra, biraz da Metodoloji’ ye bakalım.
Metodoloji, aktivitelerin tutarlı, uygun, kalıcı ve tekrar edilebilir şekilde, bir şeyin nasıl olduğunu ya da olacağını açıklayarak bir rehber olarak kullanılmasıdır. Özetle; dokümante edilmiş doğru planlama ve uygulama yoludur.
Bir projenin başından sonuna kadar geçen başlatma, planlama, yürütme, kontrol ve kapanış süreçlerini detaylı olarak ele alan adımlar listesine de Proje Yönetimi Metodolojisi denir.
Peki proje yönetimi metodolojisi neden gereklidir ?
- Her projede ihtiyaç duyulan ürünün/hizmetin farklılık göstermesi
- Projeye dahil olan kaynakların değişkenlik göstermesi
- Şirket içinde yürüyen farklı projelerin ilerleyişleri hakkında karşılaştırılabilir verilerinin oluşturulması
- Üst Yönetimle/Müşteriyle, proje ekini arasında iletişimin kolaylaştırılması.
- Geleceğe bilgi bırakabilmek.
- Proje süreçlerini insanların alışkanlıklarına bırakmamak
- Proje Yönetimi Ortak Kültürünü oluşturmak
Görüldüğü gibi özellikle şirketlerdeki projelerde kesinlikle proje yönetimi metodolojisi bulunması gerekir. Tabi bu sağlarken Proje Yönetimi Ofislerine ihtiyaç duyulmaktadır.
Proje Yönetim Ofisi (PYO), kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı çeşitli sorumluluklar üstlenen organizasyonel bir birimdir. Proje yönetimi konusunda bilgi toplar, dağıtır. Yöntem ve standartların takipçisidir. Proje yönetimi araçlarını seçer ve geliştirir. Proje yöneticilerinin bağlı olduğu bölümdür. Projelerin statü ve ilerleme raporlarının periyodik olarak yayınladığı, önerilerin, yorumların ve temel kriterlerle karşılaştırılmaların yapıldığı bölümdür. Bu bölüm şirketlerin proje yönetimindeki kalbidir.
Metodoloji ve PYO sayesinde projeler daha sağlıklı ilerlemektedir. Proje yönetim metodolojisi ve ofisinden sonra Organizasyonel Yapı ve bu yapıdaki roller ve sorumluluklardan bahsedeceğiz. Bir sonraki yazımın konusu şimdiden belli oldu bile :)
