Projeye aktif olarak dahil olan insanları veya kurumların rol ve sorumluluklarını inceleyelim.
Projenin yürütülmesi ve tamamlanmasından olumlu veya olumsuz etkilenecek, projeye aktif olarak dahil olan insan veya kurumlara listeleyelim.
- Müşteri
- Proje Ekibi
- Proje Yöneticisi
- Üst Yönetim
- Kurum
- Sponsor
- Proje Ofisi
- Fonksiyonel Yöneticiler
Projenin yönetilmesi Üst Yönetim, Proje Sponsoru, Proje Yöneticisi ve Proje Ofisi'nin ayrı ayrı rolleri ve sorumlulukları bulunmaktadır.
Üst Yönetim, stratejik hedeflerini belirleyerek uygulanacak projeleri ve bu projelerin öncelik sırasını karar verirler. Böylece projeleri netleştirerek hedef koyarlar. Her bir proje maliyet olduğundan dolayı projelere sponsor bulup, onları görevlendirirler. Projenin belirlenen hedef ve kapsamını, yönetim planını inceler ve onaylar. Proje durum planı ister ve projeyi izler. Gerekli yerlerde yönlendirmeler yaparak projenin başarıyla gerçekleştirmesini sağlayacak yetkileri proje sponsoruna verirler.
Proje Yaşam Döngüsü ve Organizasyon
Proje Sponsoru ise, üst yönetimden aldığı yetkiler ile proje kaynaklarının tahsisini sağlar. Proje en uygun yöneticiyi bulur ve atar. Projenin gelişmesini ve ilerlemesi için yetkilerini kullanır. Her projenin bir maliyeti olacağından üst yönetim ile proje ekibi arasındaki finansal hesaplamaları yürütmelidir. Proje için yapılan çalışmaları destekleyerek, verilen hedef ve kapsam çalışmalarına katkıda bulunur. Projeye gereken zaman ve ilginin verilmesi için çalışmalar yürütür.
Proje de aktif rol alacak en önemli rollerden biri de tabi ki Proje Yöneticisi'dir. Belirlenen hedef ve hazırlanan kapsam ile onayları aldıktan sonra, proje planını yayınlayarak, projenin her adımda anlaşılması için çalışmalar yapar. Planı yayınladıktan sonra projeyi başlatarak, projenin aktivitelerini koordine eder ve yönetir. Projenin her bir modülünü detaylandırır ve yönetilebilir iş birimleri oluşturur. Proje için gerekli olan kaynakları ve bu kaynakların kapasitelerini koordine eder. Tabi her proje de olduğu gibi beklenmedik senaryoları, kapsam dışı maddeleri ve bekleme sürelerini hesaplar ve planlar.
Proje Yöneticisi'nin en önemli özelliklerinden birisi de, iletişiminin kuvvetli olmasıdır. Tüm proje paydaşları ile iletişim içinde olur. Proje devam ederken maliyet ve performans verileri toplayarak rapor hazırlar ve bunu paylaşır. Proje başarılı bir şekilde sonuçlandırıldığında müşteriye teslim ederek projeyi kapatır ve proje ekibini dağıtır. Görüldüğü gibi Proje Yöneticisi'nin bir çok rol ve sorumlulukları bulunmakta. Bunun dahilinde farklı yetkilere de sahip olduğu için proje paydaşları arasında en kritik pozisyon da yer almaktadır. Bu yüzden geliştirmesi gereken beceriler vardır. Bu becerilere, takım kurma, motivasyon, iletişim, liderlik, etkileme, karar alma, müzakere, politik ve kültürel farkındalığı ekleyebiliriz.
Proje Paydaşları
Proje Yöneticisi'nin yetkileri nelerdir ?
- Tüm proje yükümlülüklerini onaylamak
- Öncelikleri belirlemek ve anlaşmazlıkları çözmek
- Yöntem ve araçları belirlemek
- İletişimi başlatmak, gözden geçirmek ve onaylamak
- Fonksiyonel yöneticilere proje personeli ile ilgili bilgi aktarmak
- Müşteri ile doğrudan temas kurmak
- İlerleme, maliyet ve performans verilerini talep etmek
- Öncelikleri belirlemek
- Proje de oluşan anlaşmazlıkları çözmek
Proje Yöneticisi'nin hangi organizasyonel yapının içerisinde bulunduğu da çok önemlidir. Tabi buradaki organizasyonel yapıya bakış açımız proje yönetiminden olmalıdır. Proje yönetimi olarak bakacak olursak 5 başlıkta konuyu ele alabiliriz.
- Fonksiyonel Organizasyon : Bu organizasyon yapısında proje yöneticilerinin çok sevdiğini düşünmüyorum. Çünkü proje yetkisinin ve gücünün azaldığı bir yapıdır. Fonksiyonel yöneticiler dediğimiz departman müdürlere raporlamalar yaparlar. Bir çok prosedür ve brokrasi ile uğraşırlar. Daha çok koordinatör gibi rol alırlar.
- Zayıf Matris Organizasyonu : Fonksiyonel organizyondan farklı olarak Proje Yöneticisi'nin projeyi koordinasyon etmesindeki yetki ve gücünün biraz artmasıdır. Yapı olarak birbirlerine benzerler.
- Dengeli Matris Organizasyonu : Proje Yöneticisinin yetki ve gücü etkili bir şekilde hissedilir. Fonksiyonel bir yöneticiye bağlı çalışır. Projenin raporlanması hem kendisine hem de fonksiyonel yöneticisine yapılmaktadır.
- Güçlü Matris Organizasyonu : Bu yapıda Proje Yönetim Ofisi'nde görevli olan Proje Yöneticisi projeye atanır. Projenin yürütülmesi, takip edilmesi, kaynak kontrolü kısaca bir çok yetkiye sahip olur.
- Karma Organizasyon : Güçlü Matris organizasyonundaki yapıya ek olarak proje aktivitelerine katılan çalışanların birden fazla proje koordinasyonun da yer almasıdır.
- Proje Bazlı Organizasyon : Bu organizasyonda bulunan Proje Yöneticileri direk şirket sahiplerine bağlıdırlar. Şirketlerin amacı sadece proje üretmek olduğundan, Proje Yöneticileri her türlü yetkiye akabinde çok güçlü bir güce sahiptirler. Proje tamamlanınca proje aktivitelerine katılan tüm çalışanlar boşa çıkar. Başka projeye aktarılır ve işine son verilir.
Her kurumun kültürü, yapısı ve sektörleri farklı olduğundan proje yönetiminde seçilen organizasyon yapısı da farklı olacaktır. Burada kendi yapılarına uygun olan organizasyonel yapıyı seçip, başarılı projeler ortaya çıkarmayı hedeflemelidirler. Böylece sizlere projenin hangi organizasyon yapısında olabileceğini ve projenin tüm paydaşlarının, proje ile ilişkisinin neler olduğunu anlatmış oldum.
Kaynak : Proje Yönetimi - Algın Erozan
